9 ELEMENTOS CLAVE DE UN BUEN PLAN DE CAPTACIÓN (PARTE 1)

Hoy en día, definir y elaborar un plan de captación, es necesario para la supervivencia de un centro educativo.

Esta es una de las principales funciones del departamento de marketing y en el que además, debe estar implicada toda la organización.

A continuación, te presentamos unos puntos que no deben faltar en tu plan: 

 

1. Márcate un objetivo de captación que sea claro, objetivo y alcanzable

Para conseguir ese objetivo define unas estrategias y líneas de acción, asignando una partida del presupuesto a cada una de ellas.

Esto deberá recogerse dentro del plan de marketing, que es de vital importancia para un centro educativo, ya que consigue crear compromisos reales además de ayudar al equipo para su correcto cumplimiento. El plan de marketing marca un camino a seguir que sirve de guía para todas las personas que trabajan en el centro, y debido a su carácter colaborativo y participativo, tiene el poder de unir y crear equipo

Es preferible realizarlo de forma ordenada, sistemática y estructurada para dejar los menores elementos posibles al azar.

 

2. Analiza tu competencia

Para ello es necesario conocer qué están haciendo los colegios de alrededor.  Debemos conocer su proyecto educativo, cómo lo cuentan, su posicionamiento, sus puntos diferenciales, precios, organización interna, la percepción que tienen sus alumnos y los que no lo son, etc.

El conocimiento de los puntos fuertes y débiles de tu competencia es necesario para aumentar las probabilidades de que nuestro plan sea todo un éxito.

Por otro lado, es interesante saber que el estudio de la competencia no es una tarea que se hace sólo una vez, es una práctica constante que te ayudará a estar al tanto de lo que sucede en tu mercado y esto te permitirá ser más proactivo y no simplemente reactivo.

3. Ten clara tu oferta educativa

El análisis anterior puede ayudarte también a perfilar tu posicionamiento y crear una oferta educativa diferenciadora. Es necesario también comprender a quién te vas a dirigir y cómo te vas a dirigir.

Revisa los puntos o argumentarios que das a las familias de por qué elegir tu centro, destaca los aspectos diferenciales y el valor añadido, lograr hacer entender la oferta formativa y que guste al cliente.

 

4. Implica a tu profesorado

Hay que concienciar al profesorado de que su participación es necesaria para que el colegio esté lleno. Ya no es suficiente con dar bien las clases, los profesores deben participar en los planes del colegio para mantenerlo lleno y deben ayudar a transmitir el proyecto del centro. La formación y la sensibilización del equipo es fundamental para que esto sea posible.

5. Fomenta las relaciones con los medios

El Director de Marketing de un colegio es el encargado de representar al centro en el exterior. Dentro de sus funciones está la de buscar contactos que le ayuden a dar a conocer su marca. Es por tanto el representante institucional que se encargará de mantener el contacto con directores de otros colegios, políticos, empresas de tecnología punteras y medios de comunicación entre otros, según las estrategias que se haya fijado en el plan de marketing.

Las relaciones con los medios son un vehículo muy eficaz, ya que con apenas inversión podemos conseguir llegar a buena parte de nuestro público objetivo. Sin embargo, éste tipo de relaciones llevan tiempo y requieren de una estrategia para conseguir la confianza de los periodistas y/o blogueros. Para ello es importante un primer acercamiento donde nos presentemos como una ayuda para ellos y donde no nos importe no obtener un rendimiento en los primeros encuentros. Mas adelante, debemos ser capaces de conseguir publicaciones gratuitas sobre nuestro centro y generar relaciones duraderas con ellos.

Los blogueros por otro lado son más accesibles que los periodistas y pueden sernos de ayuda con el SEO de nuestra web. Podemos plantearles un intercambio, donde nosotros les damos difusión a su blog y ellos a cambio, nos dejan publicar un artículo en el suyo.

6. Enseña tu colegio a los nuevos padres con jornadas basadas en la experiencia y en la emoción

Las jornadas de puertas abiertas son una buena oportunidad de enseñar a las familias o a los futuros alumnos cómo funciona el centro, qué metodología de enseñanza se aplica y cuáles son las instalaciones de las que sus hijos disfrutarán durante el próximo curso escolar. Sin embargo, hoy en día, las jornadas de puertas abiertas necesitan renovarse y adaptarse a las nuevas necesidades de los padres, que no son las mismas que las de hace unos años.  Sabemos que en la actualidad la selección de un colegio es una decisión ante todo emocional. Necesitamos tener esto en cuenta, diseñando jornadas mucho más emocionales, donde los padres puedan experimentar lo que van a hacer sus hijos. Hay que darle la vuelta a estas jornadas y buscar la implicación activa de las familias, consiguiendo que los padres tengan una experiencia en el centro y se despierte en ellos ciertas emociones. La implicación en estas jornadas de alumnos más mayores también proporciona una sensación de seguridad en las nuevas familias, que pueden ver en lo que su hijo se convertirá pasados unos años.

Para que los padres vean en una situación lo más real posible, es fundamental que éstas jornadas se realizaran durante el horario escolar.

También es muy importante hacer un balance final de resultados de asistencia y organización, con el objetivo de hacer propuesta de mejora para el año que viene. Las encuestas de opinión de los asistentes son una herramienta muy útil para ello.

 

7. Revisa tu proceso comercial

Aprender a diseñar el proceso comercial de tu centro educativo es clave para asegurar el éxito, y por lo tanto para garantizar un buen ratio de conversión de nuestras visitas, que ha de llegar a ser del 90% o superior.

Para ello, debemos definir primero argumentos válidos y diferenciadores para convencer a los padres del porqué de nuestro colegio y no otro.

Una vez definido el argumentario, tendremos que determinar los pasos que hay que dar y en qué orden. Esto es clave para conseguir mejorar la percepción del cliente. Tener en cuenta que la decisión de un colegio es, ante todo, emocional. Si sabemos hacer que las familias se sientan cómodas y conseguimos ganarnos su confianza, tendremos muchas probabilidades de entrar en su elección final.

Debemos poner atención a los siguientes elementos:
- Preparación: ¿qué vamos a contar?, ¿cómo lo vamos a contar?, ¿cuándo lo vamos a contar?.

- Customización de cada visita. Al inicio de la visita, es importante hacer una breve indagación de lo que busca la familia, para así adaptar el discurso a lo que están buscando.  Esto eleva mucho la tasa de conversión.

- Refuerza tu proyecto educativo durante la visita guiada aportando valor al discurso comercial contado en sala. 

- Entrega un dossier y/o material gráfico. Material que se llevarán a sus casas y que pueden ayudar a tomar la decisión final.  Es importante que no apabullemos con varios folletos o información excesiva sino centrarnos en presentar el proyecto educativo y los puntos diferenciales, cuidando mucho las imágenes y ofreciendo una imagen de marca coherente. 

- El Cierre. Es conveniente llevar a la familia a la sala de nuevo para dar una mayor calidez a la visita y para terminar el proceso de venta. Este es un buen momento para, una vez dado argumentos y enseñado el colegio, hacer la propuesta económica. También, y en función de cada colegio, existe la posibilidad de entregar un pequeño obsequio a los padres.

- Seguimiento. Una vez finalizada la visita, debemos seguir manteniendo el contacto con la familia. Tenemos muchas posibilidades de contactar con ellos y contarles lo que está pasando en nuestro colegio, invitarles a charlas, eventos, etc. con el objetivo de ayudar a su toma de decisión y para que sigamos en su mente.

Si a pesar de todo ello no conseguimos el ratio de conversión que nos hemos marcado, una herramienta muy eficaz es el Mistery Shopper. Este estudio nos ayudará a conocer dónde estamos fallando en nuestro proceso por un lado, y por otro, qué está haciendo la competencia y si les está funcionando o no. Tendremos así información muy valiosa y necesaria para poder definir un proceso óptimo.

(Continuará)

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